《IT职业素养》课程教学资源（讲义）第三章 工作效率 3.2 灵活

3.2灵活3.2.1工具的作用参考资料：磨斧不误砍柴工两个小木匠跟随一位老师傅学艺，学的都很辛苦，两个人水平差不多，对师傅也同样的尊敬。有一天大清早，老师傅把两个人叫到跟前，对他们说：“你们两个人跟随我学习多年，我的手艺你们基本上都学会了吧。”“不敢说都学会了，可是基本上都能够按照师傅的要求完成。”两个人异口同声的回答。“那么，现在我给你们两把斧子，你们两个中午之前每人帮我砍捆柴回来，谁砍的柴又多又好，就可以继承我的衣钵，剩下的那个人可以回去自立门户了。”老师傅一边说，一边拿出两把生锈了的钝斧，让两个徒弟拿着上山。大师兄拿着头来到山上，开始拼命砍柴，可是斧头就跟一根铁条一样，每次挥动都需要使用非常大的力气，但是却没有什么效果。大师兄心想：“师傅怎么给了我这么一把斧头，是考验我的耐心，还是考验我们使用斧头的技巧呢？”于是大师兄继续用力的挥动斧头，直到日头偏西才凑合够了一捆柴。回到师傅那里一看，师傅和小师弟坐在那里说笑，看样子等他已经好一阵子了，再看看小师弟砍的柴，每根都比自己的粗大，而且大大的一捆，比自己多出很多。不禁纳闪，向小师弟问道：“师弟，你怎么这么快就回来了？”小师弟不慌不忙的回答道：“我拿着斧头到了山里，发现斧头太钝了，根本砍不动柴，我又想，师兄比我出色的多，将来由师兄孝敬师傅老人家。或许明天我就要回家去了，师傅和师兄恐怕连一个磨斧子的人都找不到，于是我就回来把斧子磨光，再回山上砍柴的，我回来的时候快中午了，还以为师兄早就回来了呢。，师兄听了，不禁目瞪口呆，这个时候师傅发话了，对他们两个人说：“你们两个都很好，师傅都很喜欢，今天的事情就是让你们记住，锋利的工具对我们木匠的重要性，磨斧不误砍柴工啊！”资料来源：人生大智慧．河南：河南出版社，2006。“磨斧不误砍柴工”，这句话在日常生活中我们经常提到，也就是“工欲善其事，必先利其器”。老师傅在这里是要告诉师兄弟两个人，一定要重视工具的作用。再巧的妇人，没有灶具，空有米水，恐怕也难做出美味佳肴来。在工作中一定要讲究灵活，所谓灵活的工作方法，有的时候就是在工作中积累的经验。有一个故事讲，一个新毕业的大学生来到了一个公司，中午吃饭的时候需要经过一个池塘，只见两位老员工踏着水塘“蹭蹭蹭”踩着水面过了水塘去食堂吃饭，大学生感到非常的吃惊，觉得公司的人都会“水上漂”的真功夫，绕行池塘需要走很远的路，他也只好硬着头皮踏入水面，结果可想而知，落水成为“落汤鸡”。其实道理很简单，水塘里面有石桥，只不过是下雨有水涨了一些，有点掩盖住小桥，而老员工都知道这个捷径，故此可以从水上漂过去，而大学生，其实只需要灵活的问问，就可以避免这个情况。请教老员工，灵活的动脑筋，是高效完成工作的良好手段。在工作中，我们经常会看到一些老员工的办公桌四周贴满了小纸条，上面写满了形形色色工作中常遇到的事件。确实，工作中突发事件多、事件杂。我们经常会看见，年轻人在工作中，来一件事情赶紧处理一件，被的像没头苍蝇一样乱蹦，而老员工则不是这样，他们

3.2 灵活 3.2.1 工具的作用 参考资料：磨斧不误砍柴工 两个小木匠跟随一位老师傅学艺，学的都很辛苦，两个人水平差不多，对师傅也同样的 尊敬。有一天大清早，老师傅把两个人叫到跟前，对他们说：“你们两个人跟随我学习多年， 我的手艺你们基本上都学会了吧。” “不敢说都学会了，可是基本上都能够按照师傅的要求完成。”两个人异口同声的回答。 “那么，现在我给你们两把斧子，你们两个中午之前每人帮我砍捆柴回来，谁砍的柴又 多又好，就可以继承我的衣钵，剩下的那个人可以回去自立门户了。”老师傅一边说，一边 拿出两把生锈了的钝斧，让两个徒弟拿着上山。 大师兄拿着斧头来到山上，开始拼命砍柴，可是斧头就跟一根铁条一样，每次挥动都需 要使用非常大的力气，但是却没有什么效果。大师兄心想：“师傅怎么给了我这么一把斧头， 是考验我的耐心，还是考验我们使用斧头的技巧呢？”于是大师兄继续用力的挥动斧头，直 到日头偏西才凑合够了一捆柴。 回到师傅那里一看，师傅和小师弟坐在那里说笑，看样子等他已经好一阵子了，再看看 小师弟砍的柴，每根都比自己的粗大，而且大大的一捆，比自己多出很多。不禁纳闷，向小 师弟问道：“师弟，你怎么这么快就回来了？” 小师弟不慌不忙的回答道：“我拿着斧头到了山里，发现斧头太钝了，根本砍不动柴， 我又想，师兄比我出色的多，将来由师兄孝敬师傅老人家。或许明天我就要回家去了，师傅 和师兄恐怕连一个磨斧子的人都找不到，于是我就回来把斧子磨光，再回山上砍柴的，我回 来的时候快中午了，还以为师兄早就回来了呢。” 师兄听了，不禁目瞪口呆，这个时候师傅发话了，对他们两个人说：“你们两个都很好， 师傅都很喜欢，今天的事情就是让你们记住，锋利的工具对我们木匠的重要性，磨斧不误砍 柴工啊！” 资料来源：人生大智慧．河南：河南出版社，2006。 “磨斧不误砍柴工”，这句话在日常生活中我们经常提到，也就是“工欲善其事，必先 利其器”。老师傅在这里是要告诉师兄弟两个人，一定要重视工具的作用。再巧的妇人，没 有灶具，空有米水，恐怕也难做出美味佳肴来。 在工作中一定要讲究灵活，所谓灵活的工作方法，有的时候就是在工作中积累的经验。 有一个故事讲，一个新毕业的大学生来到了一个公司，中午吃饭的时候需要经过一个池塘， 只见两位老员工踏着水塘“蹭蹭蹭”踩着水面过了水塘去食堂吃饭，大学生感到非常的吃惊， 觉得公司的人都会“水上漂”的真功夫，绕行池塘需要走很远的路，他也只好硬着头皮踏入 水面，结果可想而知，落水成为“落汤鸡”。其实道理很简单，水塘里面有石桥，只不过是 下雨有水涨了一些，有点掩盖住小桥，而老员工都知道这个捷径，故此可以从水上漂过去， 而大学生，其实只需要灵活的问问，就可以避免这个情况。请教老员工，灵活的动脑筋，是 高效完成工作的良好手段。 在工作中，我们经常会看到一些老员工的办公桌四周贴满了小纸条，上面写满了形形色 色工作中常遇到的事件。确实，工作中突发事件多、事件杂。我们经常会看见，年轻人在工 作中，来一件事情赶紧处理一件，被撵的像没头苍蝇一样乱蹦，而老员工则不是这样，他们

往往把事情先记录到小纸条上，然后再按照顺序去处理，因此他们始终显的时间很充裕，这就是他们效率高的原因。小纸条在这里是提高我们工作效率的工具之一，千万不要小看这种工具的作用。在工作的过程中，如果我们经常使用小纸条将日常工作记录下来，随时对完成的工作计划、突发事件进行归纳和总结，久而久之，必定会丰富工作经验，提高业务技能。随着更多新的办公设备的出现，小纸条被新的电子设备所取代，我们的办公工具也越来越先进，但是这些工具出现的目的并没有发生改变，它们都是为了提高办公效率，改善办公方法而设计的。掌握办公工具，对提高办公效率有很大的帮助。3.2.2办公工具如果你的老板让你将某本书的内容输入到计算机中，形成WORD文档，你会怎么做？方法一：把书每天晚上带回家，自己打字速度很快，一个小时可以输入3页，一个晚上加班4个小时可以完成12页，一个月的时间差不多可以干完。方法二：自己已拿钱请几个速度快的打字员，每个人分一百页，一天就可以做完，前提是要多有几本同样的书。方法三：找个扫描仪，把书扫描下来，大约需要一天的时间，然后使用汉字识别软件将内容识别出来，再进行校对，又需要一天的时间。如果是你，你会选择那种方法？在没有扫描仪和识别软件的情况下，恐怕只能用方法一或二来完成，相信在有了扫描仪以后，没有人会采用方法一或二来完成这项工作。高科技能够帮助你节省大量的工作时间，了解部分办公自动化工具（包括硬件和软件），并学会借助社会各界的力量，会让你工作起来得心应手，成为职场耀眼的明星。1.硬件。打印机、复印机和扫描仪是办公的必备器械，如果你现在还不会使用他们的话，马上请教单位的老员工，不要等到老板布置给你任务的时候再学习，那就晚了。另外要拓展这些传统办公器械的功能，比如扫描仪，除了扫描照片和素材以外，还可以完成像上述例子中的文字扫描，同时你可以利用它制作你想要的图片呢。传真和摄像头是异地办公、与客户交流的法宝，与外地的客户谈好了合作，马上要签订合同，怎么办？传真机这个时候就大显身手，帮助你节省了出差的时间。而摄像头让你与客户随时召开视频会议，向客户展示你的产品。这种交流使你打破地域的限制，拓展了生存区域，降低了办公成本，进一步的获取了竞争优势。计算机是IT工作人员必备的硬件之一，几乎要求人手一台，在本章开头我们讨论了提高计算机使用效率的一些小技巧。然而，决定计算机运行快慢的基本，还是计算机的硬件和软件，作为IT的从业人员，应该略微懂得一些计算机维护与维修的知识，懂得一点计算机硬件搭配的技巧，有利于提高我们工作的效率。很多存在历史比较长的公司，计算机购买的较早，更新换代的费用较高，会增加公司的办公成本，这种情况下我们需要注意计算机的使用原则，一是尽量使用较早版本的操作系统，这样有利于提高机器的运行速度：二是专机专用，集中更新，计算机上的软件安装的越多，计算机的运行速度越慢；三是计算机升级与更新相结合，为一些研发、设计部门先更换新机器，而一些打字、信息编辑等部门可以采用升级的方法；四是设计良好的办公网络，提高网络的速度，以方便在办公室中实现资源的共享。参考资料：如何提高利用计算机的效率1、计算机位置的摆放。上学期间受空间的限制，我们往往不注意计算机位置的摆放，计算机是由很多电器元件

往往把事情先记录到小纸条上，然后再按照顺序去处理，因此他们始终显的时间很充裕，这 就是他们效率高的原因。 小纸条在这里是提高我们工作效率的工具之一，千万不要小看这种工具的作用。在工作 的过程中，如果我们经常使用小纸条将日常工作记录下来，随时对完成的工作计划、突发事 件进行归纳和总结，久而久之，必定会丰富工作经验，提高业务技能。随着更多新的办公设 备的出现，小纸条被新的电子设备所取代，我们的办公工具也越来越先进，但是这些工具出 现的目的并没有发生改变，它们都是为了提高办公效率，改善办公方法而设计的。掌握办公 工具，对提高办公效率有很大的帮助。 3.2.2 办公工具 如果你的老板让你将某本书的内容输入到计算机中，形成 WORD 文档，你会怎么做？ 方法一：把书每天晚上带回家，自己打字速度很快，一个小时可以输入 3 页，一个晚上 加班 4 个小时可以完成 12 页，一个月的时间差不多可以干完。 方法二：自己拿钱请几个速度快的打字员，每个人分一百页，一天就可以做完，前提是 要多有几本同样的书。 方法三：找个扫描仪，把书扫描下来，大约需要一天的时间，然后使用汉字识别软件将 内容识别出来，再进行校对，又需要一天的时间。 如果是你，你会选择那种方法？在没有扫描仪和识别软件的情况下，恐怕只能用方法一 或二来完成，相信在有了扫描仪以后，没有人会采用方法一或二来完成这项工作。 高科技能够帮助你节省大量的工作时间，了解部分办公自动化工具（包括硬件和软件）， 并学会借助社会各界的力量，会让你工作起来得心应手，成为职场耀眼的明星。 1．硬件。 打印机、复印机和扫描仪是办公的必备器械，如果你现在还不会使用他们的话，马上请 教单位的老员工，不要等到老板布置给你任务的时候再学习，那就晚了。另外要拓展这些传 统办公器械的功能，比如扫描仪，除了扫描照片和素材以外，还可以完成像上述例子中的文 字扫描，同时你可以利用它制作你想要的图片呢。 传真和摄像头是异地办公、与客户交流的法宝，与外地的客户谈好了合作，马上要签订 合同，怎么办？传真机这个时候就大显身手，帮助你节省了出差的时间。而摄像头让你与客 户随时召开视频会议，向客户展示你的产品。这种交流使你打破地域的限制，拓展了生存区 域，降低了办公成本，进一步的获取了竞争优势。 计算机是 IT 工作人员必备的硬件之一，几乎要求人手一台，在本章开头我们讨论了提 高计算机使用效率的一些小技巧。然而，决定计算机运行快慢的基本，还是计算机的硬件和 软件，作为 IT 的从业人员，应该略微懂得一些计算机维护与维修的知识，懂得一点计算机 硬件搭配的技巧，有利于提高我们工作的效率。很多存在历史比较长的公司，计算机购买的 较早，更新换代的费用较高，会增加公司的办公成本，这种情况下我们需要注意计算机的使 用原则，一是尽量使用较早版本的操作系统，这样有利于提高机器的运行速度；二是专机专 用，集中更新，计算机上的软件安装的越多，计算机的运行速度越慢；三是计算机升级与更 新相结合，为一些研发、设计部门先更换新机器，而一些打字、信息编辑等部门可以采用升 级的方法；四是设计良好的办公网络，提高网络的速度，以方便在办公室中实现资源的共享。 参考资料：如何提高利用计算机的效率 1、计算机位置的摆放。 上学期间受空间的限制，我们往往不注意计算机位置的摆放，计算机是由很多电器元件

组成的。如果空间足够，尽量不要将计算机安置在易被阳光照射、靠近暖气片、湿度过大的区域，以防止电器元件产生老化、磁化等现象从而影响计算机的寿命和稳定性。保证计算机附近的空气流通，不妨将工作场所按自己的身材和体型等进行优化。2、电脑桌。要在计算机前长时间平稳而安静地工作，并舒适地利用它，你需要好好地布置一下你的电脑桌。3、安排好鼠标和键盘的位置。根据自己工作的侧重点不同来设置鼠标和键盘，如果你使用文字处理功能比较多，必须重点安排好键盘和鼠标的位置，在使用鼠标时应保证上肢放松且靠近身体，并且手放置到鼠标上感觉很舒适。以数据处理为主应重点考虑放置数字小键盘或键盘的位置，以文字处理为主应重点考虑将键盘放到最佳位置，其次是鼠标，以图形设计或网络浏览为主应重点考虑将鼠标放到最佳位置，以玩游戏等娱乐为主应重点考虑将鼠标和游戏杆放到最佳位置，其次是键盘。4、重视椅子的作用。一把好的椅子不仅应坐着舒适，在垂直方向和水平方向上也应有较高的自由度，即有较大的调节幅度。它可以让你在疲劳的时候休息片刻，工作的时候大部分时间都需要在椅子上度过，如果椅子不舒服，很容易让你产生疲劳从而导致工作效率下降。5、笔记本附件。笔记本以其携带方便、功能强大等优点吸引了大多数人的青味，日益成为生活必备品。然而很少有人注意到，花很少的钱为笔记本增加一些有用的附件，将大幅度的提高工作效率。（1）USB笔记本专用键盘是必备利器。（2）外接鼠标。（3）另外一条电源线。（4）各类数据线和外部设备则是要看你的工作环境了，无线网卡可以让你在移动本本的过程中上网，但不是不可缺少的配件。6、保持正确的工作姿势。长期使用计算机，很容易养成手腕疼痛、脖子梗直或者腰酸等职业病，恰当的工作姿势能够使你避免这些问题的出现，提高工作的效率。7、创造良好的环境。采光良好，光线强度合适（以不刺眼、不感觉到暗为宜），光线角度合理。通风干燥，散热良好。安静祥和的环境。8、注意休息。很多从事设计的人都缺乏时间观念，经常在工作岗位上一坐，几个小时就过去了，熬夜、加班更是家常便饭，时间一长，身体健康难以保障。经常短暂的休息能够有效的防止工作疲劳。养成良好的工作习惯，不仅能够提高工作效率，而且还能够给你一个健康的身体，延长职业生涯。手机现在也成为人们的必备工具，目前手机除了通话以外，还具有摄像、发送/接收短消息、上网、存储信息等功能，然而手机的办公功用似乎还没有完全得到开发，尽管一些手机的功能比较强大，但是其操作复杂，使用费用昂贵，这些都阻碍了这些功用的普及。未来的手机，在办公功能上还是很值得我们期待的，随着科技的发展，手机集成的功能越来越强大，同时价格越来越低。还有一些其他特定工具，也能够帮助你提高办公效率。例如对讲机、录音笔、PDA等，这些现代化工具的广泛应用，使办公方式发生了一定改变，通过这些办公方式的改变从而使

组成的。如果空间足够，尽量不要将计算机安置在易被阳光照射、靠近暖气片、湿度过大的 区域，以防止电器元件产生老化、磁化等现象从而影响计算机的寿命和稳定性。保证计算机 附近的空气流通，不妨将工作场所按自己的身材和体型等进行优化。 2、电脑桌。 要在计算机前长时间平稳而安静地工作，并舒适地利用它，你需要好好地布置一下你的 电脑桌。 3、安排好鼠标和键盘的位置。 根据自己工作的侧重点不同来设置鼠标和键盘，如果你使用文字处理功能比较多，必须 重点安排好键盘和鼠标的位置，在使用鼠标时应保证上肢放松且靠近身体，并且手放置到鼠 标上感觉很舒适。以数据处理为主应重点考虑放置数字小键盘或键盘的位置，以文字处理为 主应重点考虑将键盘放到最佳位置，其次是鼠标，以图形设计或网络浏览为主应重点考虑将 鼠标放到最佳位置，以玩游戏等娱乐为主应重点考虑将鼠标和游戏杆放到最佳位置，其次是 键盘。 4、重视椅子的作用。 一把好的椅子不仅应坐着舒适，在垂直方向和水平方向上也应有较高的自由度，即有较 大的调节幅度。它可以让你在疲劳的时候休息片刻，工作的时候大部分时间都需要在椅子上 度过，如果椅子不舒服，很容易让你产生疲劳从而导致工作效率下降。 5、笔记本附件。 笔记本以其携带方便、功能强大等优点吸引了大多数人的青睐，日益成为生活必备品。 然而很少有人注意到，花很少的钱为笔记本增加一些有用的附件，将大幅度的提高工作效率。 （1）USB 笔记本专用键盘是必备利器。 （2）外接鼠标。 （3）另外一条电源线。 （4）各类数据线和外部设备则是要看你的工作环境了，无线网卡可以让你在移动本本 的过程中上网，但不是不可缺少的配件。 6、保持正确的工作姿势。 长期使用计算机，很容易养成手腕疼痛、脖子梗直或者腰酸等职业病，恰当的工作姿势 能够使你避免这些问题的出现，提高工作的效率。 7、创造良好的环境。 采光良好，光线强度合适(以不刺眼、不感觉到暗为宜)，光线角度合理。通风干燥，散 热良好。安静祥和的环境。 8、注意休息。 很多从事设计的人都缺乏时间观念，经常在工作岗位上一坐，几个小时就过去了，熬夜、 加班更是家常便饭，时间一长，身体健康难以保障。经常短暂的休息能够有效的防止工作疲 劳。养成良好的工作习惯，不仅能够提高工作效率，而且还能够给你一个健康的身体，延长 职业生涯。 手机现在也成为人们的必备工具，目前手机除了通话以外，还具有摄像、发送/接收短 消息、上网、存储信息等功能，然而手机的办公功用似乎还没有完全得到开发，尽管一些手 机的功能比较强大，但是其操作复杂，使用费用昂贵，这些都阻碍了这些功用的普及。未来 的手机，在办公功能上还是很值得我们期待的，随着科技的发展，手机集成的功能越来越强 大，同时价格越来越低。 还有一些其他特定工具，也能够帮助你提高办公效率。例如对讲机、录音笔、PDA 等， 这些现代化工具的广泛应用，使办公方式发生了一定改变，通过这些办公方式的改变从而使

工作效率得到一定的提高。2.软件。在一些办公事务的处理过程中，软件的正确应用能够事半功倍。组织在向跨地域演变的过程中，提出远程办公的需求：在向无纸化演变的过程中，提出电子办公的需求：在面对激烈的社会竞争中，提出建立快速反应团队的需求。而这些需求的实现，需要建立健全组织内部现代管理体系，要在组织内部建设完善的计算机软件办公体制，充分利用普通应用软件、协同办公管理软件及与组织业务相关联的特殊辅助软件。普通应用软件指的是OFFICE系列的软件，帮助员工完成文字处理、邮件收发、数据统计等工作，是日常办公中不可缺少的软件，这些软件的应用能够提高员工个体的办公效率。协同办公管理软件是整个组织实现信息化、加强科学管理必不可少的软件，组织一般需要一个对外进行宣传、业务交流的统一信息平台，对内需要一个发布内部通知、协同办公的管理信息系统，也有的组织将二者进行统一，方便员工之间信息共享，提高整体办公效率。组织很少能够在市场上找到与组织完全吻合的应用管理系统，因为组织文化与组织特色都很难体现在该办公软件中，一般的来讲，组织需要专业的软件设计单位来针对本单位开发相应的信息管理系统。辅助软件是指为了完成某些业务必须采用的软件，例如企业组织采用的会计电算化软件，建筑设计组织采用AUTOCAD软件，以及广告设计单位所采用的PHOTOSHOP软件等。在很多领域采用了与工作相关的软件，这些软件通常由所谓的专家来操作，通过应用相对应的软件，为单位带来具体的经济效益。总而言之，适当的工具能够为工作带来高效率，在竞争激烈的信息化时代，效率能够为企业带来低成本、高收入。但是在工具的采用上要慎重，计算机及相关的软件价格不菲，并且每年还需要一定的维护、升级费用，如果不是有一定规模的组织，不一定要为组织设计一套管理系统，只有当组织的管理费用大于系统实施的费用的时候，采用管理软件才能够为组织带来高效益

工作效率得到一定的提高。 2．软件。 在一些办公事务的处理过程中，软件的正确应用能够事半功倍。组织在向跨地域演变的 过程中，提出远程办公的需求；在向无纸化演变的过程中，提出电子办公的需求；在面对激 烈的社会竞争中，提出建立快速反应团队的需求。而这些需求的实现，需要建立健全组织内 部现代管理体系，要在组织内部建设完善的计算机软件办公体制，充分利用普通应用软件、 协同办公管理软件及与组织业务相关联的特殊辅助软件。 普通应用软件指的是 OFFICE 系列的软件，帮助员工完成文字处理、邮件收发、数据统 计等工作，是日常办公中不可缺少的软件，这些软件的应用能够提高员工个体的办公效率。 协同办公管理软件是整个组织实现信息化、加强科学管理必不可少的软件，组织一般需 要一个对外进行宣传、业务交流的统一信息平台，对内需要一个发布内部通知、协同办公的 管理信息系统，也有的组织将二者进行统一，方便员工之间信息共享，提高整体办公效率。 组织很少能够在市场上找到与组织完全吻合的应用管理系统，因为组织文化与组织特色都很 难体现在该办公软件中，一般的来讲，组织需要专业的软件设计单位来针对本单位开发相应 的信息管理系统。 辅助软件是指为了完成某些业务必须采用的软件，例如企业组织采用的会计电算化软件， 建筑设计组织采用 AUTOCAD 软件，以及广告设计单位所采用的 PHOTOSHOP 软件等。在 很多领域采用了与工作相关的软件，这些软件通常由所谓的专家来操作，通过应用相对应的 软件，为单位带来具体的经济效益。 总而言之，适当的工具能够为工作带来高效率，在竞争激烈的信息化时代，效率能够为 企业带来低成本、高收入。但是在工具的采用上要慎重，计算机及相关的软件价格不菲，并 且每年还需要一定的维护、升级费用，如果不是有一定规模的组织，不一定要为组织设计一 套管理系统，只有当组织的管理费用大于系统实施的费用的时候，采用管理软件才能够为组 织带来高效益