《IT职业素养》课程教学资源（讲义）第四章 遵守时间 4.4 时间管理技巧

4.4时间管理技巧4.4.1二八法则参考资料：销售人员的二八法则一位成功计算机销售员讲述了一个关于推销的故事：“很多年前，当我刚开始销售的时候，整个人充对工作满了激情，每天不停的拜访客户。但是当我和客户谈的非常好的时候他们往往会表示需要进一步的考虑，于是我不停的多次拜访他们，最后往往他们会改变主意，弄的我非常沮丧。”“后来有那么一段时间，我开始记录工作日志，在日志中发现，我的计算机大约70%是卖给了那些只见一次面的客户，20%卖给了那些见面两次的客户，而拜访了三次以上的客户，买了不到10%的计算机。”“后来我停止了多次拜访同一个客户，而致力于发掘新客户，不久我的业绩有了很大的提升，我成了公司最棒的销售人员之一。”资料来源：安雅宁，人生最重要的100条黄金法则．北京：北京出版社，2007这位销售人员就是运用“二八法则"而获得成功的，他曾经把自己一半的精力浪费在不到10%的客户身上，后来改变了工作的方法，把大部分时间用来寻找新客户，因此业绩得到大幅度的提升。“二八法则”说的是付出和收入之间的不平衡，了解该法则的目的是让我们尽量避免浪费，充分利用有限的时间。下列现象或许可以帮我们了解，少数现象造成了重大影响。.20%的产品或者客户，给你带来80%的收益；.20%的司机，引起80%的车祸；世界上20%的人掌握了80%的财富，剩下20%的财富分布在80%的人手中，·世界上85%的资源为15%的人消耗：·.一个国家或地区，20%的人耗费了80%的医疗资源；·汽油燃烧所产生的热量20%用于动力，80%浪费掉了；·计算机故障的80%由20%的硬件产生；·你与20%的朋友交往的时间占你所有交友时间的80%；因此，我们要区分生活中哪些是没有效率的事情，尽量避免，把时间集中到那些高效率、高回报的项目上。当然“二八法则"指的是原因和结果之间的这种不平衡关系，而不是绝对的80%和20%的界限，这是由意大利经济学家帕累托发现的统计法则，在告诉我们社会不公平的同时，也提醒我们把精力集中在那些为你带来80%收益的事情上，从而提高时间的利用率。4.4.2合并同类事项生活中琐屑的事情非常多，通过将同类的事情合并，科学调度工作，能够节省时间，或者给自己已创造整片的时间，将琐碎的时间联系起来，从而达到充分利用的目的。在前文的关键路径理论中，指出完成关键事件对整个工程完成的重要性，我们通过关键路径的方法，挑出关键事件，将剩余的其他事件合并。在一起完成，达到节省时间的目的

4.4 时间管理技巧 4.4.1 二八法则 参考资料：销售人员的二八法则 一位成功计算机销售员讲述了一个关于推销的故事：“很多年前，当我刚开始销售的时 候，整个人充对工作满了激情，每天不停的拜访客户。但是当我和客户谈的非常好的时候， 他们往往会表示需要进一步的考虑，于是我不停的多次拜访他们，最后往往他们会改变主意， 弄的我非常沮丧。” “后来有那么一段时间，我开始记录工作日志，在日志中发现，我的计算机大约 70%是 卖给了那些只见一次面的客户，20%卖给了那些见面两次的客户，而拜访了三次以上的客户， 买了不到 10%的计算机。” “后来我停止了多次拜访同一个客户，而致力于发掘新客户，不久我的业绩有了很大的 提升，我成了公司最棒的销售人员之一。” 资料来源：安雅宁. 人生最重要的 100 条黄金法则. 北京：北京出版社，2007 这位销售人员就是运用“二八法则”而获得成功的，他曾经把自己一半的精力浪费在不到 10%的客户身上，后来改变了工作的方法，把大部分时间用来寻找新客户，因此业绩得到大 幅度的提升。 “二八法则”说的是付出和收入之间的不平衡，了解该法则的目的是让我们尽量避免浪 费，充分利用有限的时间。下列现象或许可以帮我们了解，少数现象造成了重大影响。  20%的产品或者客户，给你带来 80%的收益；  20%的司机，引起 80%的车祸；  世界上 20%的人掌握了 80%的财富，剩下 20%的财富分布在 80%的人手中；  世界上 85%的资源为 15%的人消耗；  一个国家或地区，20%的人耗费了 80%的医疗资源；  汽油燃烧所产生的热量 20%用于动力，80%浪费掉了；  计算机故障的 80%由 20%的硬件产生；  你与 20%的朋友交往的时间占你所有交友时间的 80%； 因此，我们要区分生活中哪些是没有效率的事情，尽量避免，把时间集中到那些高效率、 高回报的项目上。当然“二八法则”指的是原因和结果之间的这种不平衡关系，而不是绝对的 80%和 20%的界限，这是由意大利经济学家帕累托发现的统计法则，在告诉我们社会不公平 的同时，也提醒我们把精力集中在那些为你带来 80%收益的事情上，从而提高时间的利用 率。 4.4.2 合并同类事项 生活中琐屑的事情非常多，通过将同类的事情合并，科学调度工作，能够节省时间，或 者给自己创造整片的时间，将琐碎的时间联系起来，从而达到充分利用的目的。在前文的关 键路径理论中，指出完成关键事件对整个工程完成的重要性，我们通过关键路径的方法，挑 出关键事件，将剩余的其他事件合并。在一起完成，达到节省时间的目的

通过合并同类事项提高办事效率的典型例子就是行政审批中心，政府机构的办事效率一直是人们讨论最多的热门话题之一，以前到政府办事，往往需要来来回回在几个部门之间穿梭，一件事情办下来，浪费巨大的时间。通过建立行政审批中心，使办事人员能够在一个场所集中办理所有手续，为民众节省了大量的时间。对于个人来讲，通过以下三点来实现这个目标：第一点，降低工作的质量和精确度；第二点，委托给其他人；第三点，业务外包。要想精简工作时间，将事件合并起来快速完成，一旦合并后的事件就会降低工作的质量。但是会大大的节省时间，并提高工作效率，例如：假如我是第一次在编写IT职业素养这本书，那么我需要花费很大的精力去搜集素材、阅读参考文献，现在我再编写第二版，同时我可以思考编写一本职业素养或者是类似于大前研一的《再启动》等书，那么我积累的素材可以同时供两本书甚至几本书共同使用，相信效率会大大的提升，而很显然的，这样做降低了工作的质量。4.4.3养成良好习惯生活和工作中的习惯对一个人的成就甚至可以产生决定性的影响，关于这一点我们将在第六章进行更详尽的讨论，这里仅仅是列出与时间管理相关的好习惯和坏习惯，下面给出的习惯是坏的习惯，其相反的一面就是好习惯，需要注意的是这里不是给出你要这样做不要那样做的说教式理论，而是一个对照，每个人都有不同的做法，只不过没有意识到这写做法的危害：1.反复检查邮箱、博客或某个网站。有的人一天看五、六次邮箱或博客，这样做的目的并不一定是出于对新邮件或评论的关心，而是习惯驱使。养成这样的习惯，很容易造成思维在工作中不断的被打断，甚至停滞，造成大脑不受控制的随意漫游。久而久之，养成了工作时间走神的习惯，浪费了大量的时间。也有一些人，上班时间总是不自觉到新闻网站浏览新闻，精力不断的分散，工作效率自然低下，时间的利用率也就很难提高。2．依赖于身边的人。在学习过程中，大多数学生都养成一个坏习惯，一旦有问题出现，马上去问教师或者身边的同学，久而久之养成对身边的人依赖的习惯。可能从短时间来看，问题马上得到解决，好像是节省了时间，实际上一方面没有掌握到应有的知识，日后每次遇到同样的问题都需要求救，这就大大的浪费了时间，另一方面使自己缺乏解决问题的能力，无论再遇到什么样的问题，恐怕都难以独立的解决问题。3.轻易动摇自己的计划。我们经常遇到这样的情况，明明是到网上查某个资料，或者查看一下邮箱中的邮件，但是却不自觉的浏览了几页花边新闻，或者被某条奇异的信息吸引了过去，时间就不知不觉的溜走，临下班忽然发现，自已什么也没有做。在实现计划的过程中，不可避免会遇到各种各样的干扰，避免干扰出现，忠于自己的计划，才能在计划时间内完成自己的工作。4.盲目的竞争。很多人将时间花费在生活的攀比上，而不是学习或工作，人的苦难经历，只有亲身体会才能了解。我们往往将目光町在别人开什么车、穿什么样的衣服上，浪费时间去研究如何在衣着、化妆上压倒其他人，除非你是专业的模特，否则还是多关注自己的学习和工作，一旦在学习和工作上取得非凡的成就，那么其他人会更多的美慕你的生活

通过合并同类事项提高办事效率的典型例子就是行政审批中心，政府机构的办事效率一 直是人们讨论最多的热门话题之一，以前到政府办事，往往需要来来回回在几个部门之间穿 梭，一件事情办下来，浪费巨大的时间。通过建立行政审批中心，使办事人员能够在一个场 所集中办理所有手续，为民众节省了大量的时间。对于个人来讲，通过以下三点来实现这个 目标： 第一点，降低工作的质量和精确度； 第二点，委托给其他人； 第三点，业务外包。 要想精简工作时间，将事件合并起来快速完成，一旦合并后的事件就会降低工作的质量。 但是会大大的节省时间，并提高工作效率，例如：假如我是第一次在编写 IT 职业素养这本 书，那么我需要花费很大的精力去搜集素材、阅读参考文献，现在我再编写第二版，同时我 可以思考编写一本职业素养或者是类似于大前研一的《再启动》等书，那么我积累的素材可 以同时供两本书甚至几本书共同使用，相信效率会大大的提升，而很显然的，这样做降低了 工作的质量。 4.4.3 养成良好习惯 生活和工作中的习惯对一个人的成就甚至可以产生决定性的影响，关于这一点我们将在 第六章进行更详尽的讨论，这里仅仅是列出与时间管理相关的好习惯和坏习惯，下面给出的 习惯是坏的习惯，其相反的一面就是好习惯，需要注意的是这里不是给出你要这样做不要那 样做的说教式理论，而是一个对照，每个人都有不同的做法，只不过没有意识到这写做法的 危害： 1．反复检查邮箱、博客或某个网站。 有的人一天看五、六次邮箱或博客，这样做的目的并不一定是出于对新邮件或评论的关 心，而是习惯驱使。养成这样的习惯，很容易造成思维在工作中不断的被打断，甚至停滞， 造成大脑不受控制的随意漫游。久而久之，养成了工作时间走神的习惯，浪费了大量的时间。 也有一些人，上班时间总是不自觉到新闻网站浏览新闻，精力不断的分散，工作效率自然低 下，时间的利用率也就很难提高。 2．依赖于身边的人。 在学习过程中，大多数学生都养成一个坏习惯，一旦有问题出现，马上去问教师或者身 边的同学，久而久之养成对身边的人依赖的习惯。可能从短时间来看，问题马上得到解决， 好像是节省了时间，实际上一方面没有掌握到应有的知识，日后每次遇到同样的问题都需要 求救，这就大大的浪费了时间，另一方面使自己缺乏解决问题的能力，无论再遇到什么样的 问题，恐怕都难以独立的解决问题。 3．轻易动摇自己的计划。 我们经常遇到这样的情况，明明是到网上查某个资料，或者查看一下邮箱中的邮件，但 是却不自觉的浏览了几页花边新闻，或者被某条奇异的信息吸引了过去，时间就不知不觉的 溜走，临下班忽然发现，自己什么也没有做。在实现计划的过程中，不可避免会遇到各种各 样的干扰，避免干扰出现，忠于自己的计划，才能在计划时间内完成自己的工作。 4．盲目的竞争。 很多人将时间花费在生活的攀比上，而不是学习或工作，人的苦难经历，只有亲身体会 才能了解。我们往往将目光盯在别人开什么车、穿什么样的衣服上，浪费时间去研究如何在 衣着、化妆上压倒其他人，除非你是专业的模特，否则还是多关注自己的学习和工作，一旦 在学习和工作上取得非凡的成就，那么其他人会更多的羡慕你的生活

5.不能充分利用身边的资源。同样的目的地，乘车和走路到达的时间肯定不一样，在接到任务的时候，先坐下来想想有哪些资源可以用。拜访曾经顺利完成同类工作的前辈，会使你获益匪浅，从他们那里了解工作的难度，同时避免犯他们曾经出现的错误，少走弯路。有些事情表面看来很难解决，但是一旦找到合适的人和资源，也可能轻而易举的解决。学会利用身边的资源要求我们日常生活中重视资源的积累，对不同的人力、物力分门别类的管理，否则一日出现“书到用时方恨少”的情况，就丧失了利用资源的时机。6.第二天才查看E-MAIL而不是睡觉前。这意味着“当天事，当天不能毕”，你不得不在第二天上班或者是起床后去还前几天的时间债，无论你是管理人员也好，被管理人员也好，及时处理完你的邮件意味着及时的完成工作。如果你没有能够及时的处理邮件，那么最好的处理方式或许就是按照4.4.2中介绍的降低工作的质量和精确度来处理该事项。好的习惯不是一朝一夕就能够养成的，需要我们在日常生活中注意，好的习惯一旦养成，你将终生受益，不仅能够帮助你顺利的完成学习生涯，成功的向社会的过渡，也能帮助你顺利的实现自己的理想。4.4.4利用空闲时间在日常的生活中，我们经常会说：“我没有空，等有空的时候再一起坐坐。”“等有空的时候我再联系你。”“等有空的时候我再去参加学习。”“等有空的时候我再处理这件事情。”“..”事实上每次我们这样说的时候，都意味着我们的时间管理规划上出现了一定的偏差。这些话让对方感觉到我们似乎非常的忙碌，事情很多，似乎多到一分一秒都没有办法抽出来去做“等我有空再做”的事情。事实是，我们从来都没有觉得自己有空闲的时间，要充分利用空闲时间，首先要做的是将工作时间、休闲时间和空闲时间区分开来。通常我们认为空闲时间就是休闲时间，这是错误的。每个人都需要休闲时间来放松自己，在休闲时间里，我们要尽情的玩乐，以减少工作带来的压力，但是在空闲时间内，你却要计划自已是利用这些时间来休闲，还是要工作学习。休闲时间和空闲时间往往是夹杂在一起的，例如：周末准备去郊游，整个周末的时间为休闲时间，然而在郊游的路上遇到了堵车，这段时间为空闲时间。一个人的空闲时间往往只是一小段时间，比如在午饭后短暂的消化时间，这些琐碎的时间，如果能够充分利用，会给你带来巨大的帮助。每个人利用空闲时间的方式不同，这里总结了在空闲时间可以做的一些事情，或许你能够从中找到适合你的。阅读。有的人不论走到那里都携带一本书、报纸或者杂志，把自己喜欢看的东西随身携带，利用空闲时间读一段自已一直想看的东西，可能得到意想不到的收获。一些知识需要反复品位才能理解其深刻的含义，在空闲时间品位一下，比白白的将时间浪费掉要有意义的多。整理邮箱我们总是抱怨邮箱中充满垃圾邮件，没有时间清理，在等待上课或者开会之前的几分钟，清理一下邮箱，既能够帮助你平静心情，愉快的度过等待时间，又帮助你节省了额外的时间开支。打几个一直想打的电话给父母，给长期没有联系的同学。我们不是经常抱怨没有时间联系吗？在开会之前或者等车的过程中，给一直想联系却没有联系的朋友打个电话或发个短信，通个信息，会有很多

5．不能充分利用身边的资源。 同样的目的地，乘车和走路到达的时间肯定不一样，在接到任务的时候，先坐下来想想， 有哪些资源可以用。拜访曾经顺利完成同类工作的前辈，会使你获益匪浅，从他们那里了解 工作的难度，同时避免犯他们曾经出现的错误，少走弯路。有些事情表面看来很难解决，但 是一旦找到合适的人和资源，也可能轻而易举的解决。学会利用身边的资源要求我们日常生 活中重视资源的积累，对不同的人力、物力分门别类的管理，否则一旦出现“书到用时方恨 少”的情况，就丧失了利用资源的时机。 6．第二天才查看 E-MAIL 而不是睡觉前。 这意味着“当天事，当天不能毕”，你不得不在第二天上班或者是起床后去还前几天的 时间债，无论你是管理人员也好，被管理人员也好，及时处理完你的邮件意味着及时的完成 工作。如果你没有能够及时的处理邮件，那么最好的处理方式或许就是按照 4.4.2 中介绍的 降低工作的质量和精确度来处理该事项。 好的习惯不是一朝一夕就能够养成的，需要我们在日常生活中注意，好的习惯一旦养成， 你将终生受益，不仅能够帮助你顺利的完成学习生涯，成功的向社会的过渡，也能帮助你顺 利的实现自己的理想。 4.4.4 利用空闲时间 在日常的生活中，我们经常会说：“我没有空，等有空的时候再一起坐坐。”“等有空 的时候我再联系你。”“等有空的时候我再去参加学习。”“等有空的时候我再处理这件事 情。”“„„” 事实上每次我们这样说的时候，都意味着我们的时间管理规划上出现了一定的偏差。这 些话让对方感觉到我们似乎非常的忙碌，事情很多，似乎多到一分一秒都没有办法抽出来去 做“等我有空再做”的事情。事实是，我们从来都没有觉得自己有空闲的时间，要充分利用 空闲时间，首先要做的是将工作时间、休闲时间和空闲时间区分开来。通常我们认为空闲时 间就是休闲时间，这是错误的。每个人都需要休闲时间来放松自己，在休闲时间里，我们要 尽情的玩乐，以减少工作带来的压力，但是在空闲时间内，你却要计划自己是利用这些时间 来休闲，还是要工作学习。 休闲时间和空闲时间往往是夹杂在一起的，例如：周末准备去郊游，整个周末的时间为 休闲时间，然而在郊游的路上遇到了堵车，这段时间为空闲时间。一个人的空闲时间往往只 是一小段时间，比如在午饭后短暂的消化时间，这些琐碎的时间，如果能够充分利用，会给 你带来巨大的帮助。每个人利用空闲时间的方式不同，这里总结了在空闲时间可以做的一些 事情，或许你能够从中找到适合你的。 阅读。 有的人不论走到那里都携带一本书、报纸或者杂志，把自己喜欢看的东西随身携带，利 用空闲时间读一段自己一直想看的东西，可能得到意想不到的收获。一些知识需要反复品位 才能理解其深刻的含义，在空闲时间品位一下，比白白的将时间浪费掉要有意义的多。 整理邮箱 我们总是抱怨邮箱中充满垃圾邮件，没有时间清理，在等待上课或者开会之前的几分钟， 清理一下邮箱，既能够帮助你平静心情，愉快的度过等待时间，又帮助你节省了额外的时间 开支。 打几个一直想打的电话 给父母，给长期没有联系的同学。我们不是经常抱怨没有时间联系吗？在开会之前或者 等车的过程中，给一直想联系却没有联系的朋友打个电话或发个短信，通个信息，会有很多

意想不到的收获。挣钱没有人不喜欢这个点子。在网上开个商店，有时间看看收支情况，把晚上看电视的时间用来挣钱。在空闲时间设计一下某个项目，某个长期以来自己一直想做的项目，不断的积累起来，整个项目就可能变地很不错，并且为你带来一定的收益。制订计划在空闲的时候，检查一下自己刚刚完成的工作是否符合自己的计划，并为马上要进行的工作制订一个良好的计划，确定后面的工作步骤。整理内务把水杯刷一下，办公桌整理一下，让自己整个身心都舒畅起来。每天都利用空闲时间打扫一下，避免在大扫除的时候出现难以整理的污点。锻炼身体我们总是抱怨没有时间锻炼，在空闲的时候做套操，活动一下手脚，不仅使你打发无聊的时间，而且在接下来的工作中将会变的精力充沛。小睡一会每天有很多时间可能花费在坐车上，利用这个时间小睡一会，不仅能够帮助你打发无聊的时间，也能够使你补上休息时间。检查工作日志查看工作的完成情况。也许你每天的工作都很多，很容易遗忘一些工作，利用碎的时间检查工作的效果，回顾工作方法，查找工作的遗漏，有助于你更好的完成工作。总而言之，利用好空闲时间，能够让你的生活更充实，同时也为你节省了大量时间，有利于将琐屑的时间整理成大片的时间，从而更好的完成工作。4.4.5拒绝额外事项生活中处处都有被打扰的经历，本来打算利用晚自习的时间完成作业，但是同宿舍的哥们却想打牌，于是只好陪同。或者是本来计划好，每天在某个时间段背诵一定的单词，但却很容易被额外的事项打断，没有完成任务。那些能够专心致志完成自已工作的人，往往缺少与人的交往，被看作是一些怪人，然而正是这些怪人往往能够成为科学家或发明家。以下方法能够帮助你集中精力，拒绝额外事项：（1）把你当天需要完成的事项详细分解，把它写下来放在你的旁边可以不断提醒你要集中注意力。（2）分配你的时间，在某一特定时间内完成一件事情，这样可以避免你被不断的打扰。如果你的工作角色要求其他成员和你交流，试着分配一个时间让大家和你交流。让他们知道一天中的某个时间，比如下午两点到四点你可以被打扰，而不是每十分钟就被打扰。这样，在其他的时间，你就可以真正的做一些工作了。（3）对时间进行控制。养成在有限的时间段内完成一件事的习惯，比如30分钟，而不是做一件事直到完成。如果时间到了，工作可能已经完成。如果没有完成，再分配其他时间段，可能过几天再继续做。这样就可以保持工作的新鲜感，而不会因为老做一件事而疲惫。（4）设置邮件过滤，同时不要在工作一开始的时候就检查邮箱或者打开一些即使通信软件。如果你在计算机面前花费大量的时间在计划和联系上，你可能要频繁的处理电子邮件。设置你的电子邮件客户端可以区分什么是重要的，什么是可以等待的。这样你就只需要处理根据项目、优先级和内容分类的文件夹而不是成百上千的未读邮件。（5）听合适的音乐，音乐是一种很好的让你进入工作状态的办法。另外，听音乐可以

意想不到的收获。 挣钱 没有人不喜欢这个点子。在网上开个商店，有时间看看收支情况，把晚上看电视的时间 用来挣钱。在空闲时间设计一下某个项目，某个长期以来自己一直想做的项目，不断的积累 起来，整个项目就可能变地很不错，并且为你带来一定的收益。 制订计划 在空闲的时候，检查一下自己刚刚完成的工作是否符合自己的计划，并为马上要进行的 工作制订一个良好的计划，确定后面的工作步骤。 整理内务 把水杯刷一下，办公桌整理一下，让自己整个身心都舒畅起来。每天都利用空闲时间打 扫一下，避免在大扫除的时候出现难以整理的污点。 锻炼身体 我们总是抱怨没有时间锻炼，在空闲的时候做套操，活动一下手脚，不仅使你打发无聊 的时间，而且在接下来的工作中将会变的精力充沛。 小睡一会 每天有很多时间可能花费在坐车上，利用这个时间小睡一会，不仅能够帮助你打发无聊 的时间，也能够使你补上休息时间。 检查工作日志 查看工作的完成情况。也许你每天的工作都很多，很容易遗忘一些工作，利用琐碎的时 间检查工作的效果，回顾工作方法，查找工作的遗漏，有助于你更好的完成工作。 总而言之，利用好空闲时间，能够让你的生活更充实，同时也为你节省了大量时间，有 利于将琐屑的时间整理成大片的时间，从而更好的完成工作。 4.4.5 拒绝额外事项 生活中处处都有被打扰的经历，本来打算利用晚自习的时间完成作业，但是同宿舍的哥 们却想打牌，于是只好陪同。或者是本来计划好，每天在某个时间段背诵一定的单词，但却 很容易被额外的事项打断，没有完成任务。那些能够专心致志完成自己工作的人，往往缺少 与人的交往，被看作是一些怪人，然而正是这些怪人往往能够成为科学家或发明家。 以下方法能够帮助你集中精力，拒绝额外事项： （1）把你当天需要完成的事项详细分解，把它写下来放在你的旁边可以不断提醒你要 集中注意力。 （2）分配你的时间，在某一特定时间内完成一件事情，这样可以避免你被不断的打扰。 如果你的工作角色要求其他成员和你交流，试着分配一个时间让大家和你交流。让他们知道 一天中的某个时间，比如下午两点到四点你可以被打扰，而不是每十分钟就被打扰。这样， 在其他的时间，你就可以真正的做一些工作了。 （3）对时间进行控制。养成在有限的时间段内完成一件事的习惯，比如 30 分钟，而不 是做一件事直到完成。如果时间到了，工作可能已经完成。如果没有完成，再分配其他时间 段，可能过几天再继续做。这样就可以保持工作的新鲜感，而不会因为老做一件事而疲惫。 （4）设置邮件过滤，同时不要在工作一开始的时候就检查邮箱或者打开一些即使通信 软件。如果你在计算机面前花费大量的时间在计划和联系上，你可能要频繁的处理电子邮件。 设置你的电子邮件客户端可以区分什么是重要的，什么是可以等待的。这样你就只需要处理 根据项目、优先级和内容分类的文件夹而不是成百上千的未读邮件。 （5）听合适的音乐，音乐是一种很好的让你进入工作状态的办法。另外，听音乐可以

让你不受打印机和聊天声音的干扰。但是要注意，根据个人的不同，有的音乐是不适合在工作的时候听的。对我来说，工作的时候如果听有很多歌词的音乐就会打断我的思维。（6）使用耳机但是关掉音乐，有些人喜欢在工作的时候是完全安静的。我想这也是根据工作类型决定的。如果你做一些严密的计划或计算工作，在耳边放音乐也许就不能让你集中注意力。这时你可以戴上没有放音乐的耳机以屏蔽外界的噪音。（7）把你的水瓶装满水，不管出于什么理由，足够的水对你的健康都很重要。在一天开始的时候就往水瓶装满足够的水而不是每一小时就去装一次水。这样你就不需要每次排队等打水，也不会和打水的人聊起来。（8）带你的午饭到办公桌，我不建议你每天都这么做，但如果你这得需要集中注意力并且在一个最后的期限前完成任务，在办公桌上吃午饭很有帮助。我发现当我在办公桌上吃午饭的时候，我的午休时间就会更短，也可以在吃饭的时候检查几封邮件。当我吃完后我又可以直接回去工作。（9）养成打电话长话短说的习惯，在尽可能短的时间内完成通话。（10）清理你的桌面，包括电脑桌面，找一个合适的文档管理工具，帮助你能够随时找到计算机中的文件。（11）找一张好的椅子。（12）在桌面上使用快捷方式。（13）关闭不需要的程序

让你不受打印机和聊天声音的干扰。但是要注意，根据个人的不同，有的音乐是不适合在工 作的时候听的。对我来说，工作的时候如果听有很多歌词的音乐就会打断我的思维。 （6）使用耳机但是关掉音乐，有些人喜欢在工作的时候是完全安静的。我想这也是根 据工作类型决定的。如果你做一些严密的计划或计算工作，在耳边放音乐也许就不能让你集 中注意力。这时你可以戴上没有放音乐的耳机以屏蔽外界的噪音。 （7）把你的水瓶装满水，不管出于什么理由，足够的水对你的健康都很重要。在一天 开始的时候就往水瓶装满足够的水而不是每一小时就去装一次水。这样你就不需要每次排队 等打水，也不会和打水的人聊起来。 （8）带你的午饭到办公桌，我不建议你每天都这么做，但如果你这得需要集中注意力 并且在一个最后的期限前完成任务，在办公桌上吃午饭很有帮助。我发现当我在办公桌上吃 午饭的时候，我的午休时间就会更短，也可以在吃饭的时候检查几封邮件。当我吃完后我又 可以直接回去工作。 （9）养成打电话长话短说的习惯，在尽可能短的时间内完成通话。 （10）清理你的桌面，包括电脑桌面，找一个合适的文档管理工具，帮助你能够随时找 到计算机中的文件。 （11）找一张好的椅子。 （12）在桌面上使用快捷方式。 （13）关闭不需要的程序