《公共关系学》课程教学资源（PPT课件讲稿）第十一章 公共关系文书

XZA公共关系学教程 第十一章公共关系文书 第一节公共关系传播的基本原理 第二节公共关系传播的规律和技巧 SUPERCOURSE CHINA

第十一章公共关系文书 第一节 公共关系传播的基本原理 第二节 公共关系传播的规律和技巧

XZA公共关系学教程 公共关系文书是公共关系实务的重要组成部分,其写作是公关活 动中的重要内容和形式之一,它与一般的秘书工作所涉及的文书有所 区别,主要局限于礼仪应酬和宣传鼓动方面,相对而言,面比较窄, 专业要求更高。本章主要讲述公共关系文书的特点和几种常用的公关 文书的写作要求。共关系活动的过程,就是社会组织同公众之间进行 信息传播和沟通的过程。因此,公共关系工作从本质上来说就是一种 信息传播活动。由此可见,传播作为公共关系的一个基本因素,对公 共关系工作的开展具有十分重要的意义。本章主要从公共关系的角度 来探讨传播的基本原理,力图让读者掌握传播的一般规律和技巧,正 确地运用传播媒介,从而大大提高公共关系工作的效果。 SUPERCOURSE CHINA

公共关系文书是公共关系实务的重要组成部分，其写作是公关活 动中的重要内容和形式之一，它与一般的秘书工作所涉及的文书有所 区别，主要局限于礼仪应酬和宣传鼓动方面，相对而言，面比较窄， 专业要求更高。本章主要讲述公共关系文书的特点和几种常用的公关 文书的写作要求。共关系活动的过程，就是社会组织同公众之间进行 信息传播和沟通的过程。因此，公共关系工作从本质上来说就是一种 信息传播活动。由此可见，传播作为公共关系的一个基本因素，对公 共关系工作的开展具有十分重要的意义。本章主要从公共关系的角度 来探讨传播的基本原理，力图让读者掌握传播的一般规律和技巧，正 确地运用传播媒介，从而大大提高公共关系工作的效果

XZA公共关系学教程 第一节公共关系文书概述 公共关系文书的概念及其分类 二、公共关系文书的写作特点 、公共关系文书的语言要求 SUPERCOURSE CHINA

第一节 公共关系文书概述 一、公共关系文书的概念及其分类 二、公共关系文书的写作特点 三、公共关系文书的语言要求

XZA公共关系学教程 第一节公共关系文书概述 公共关系文书的概念及其分类 要了解公共关系文书的概念,我们首先看一看什么叫文书?文书 是一个外延很宽泛的概念,它包括公务文书和私人文书两大类。 公务文书的简称就是公文,它是社会组织企事业单位在管理过程 中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。 私人文书又叫个人文书,是个人活动及其与他人往来中所产生的 文书,如日记、书信、回忆录等。 公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关目标和开展公关活 动而制作的各种书面文字材料,它是文书在公共关系中的运用。一般 来说,公关系文书写作 多,但概括起来,主要分为三个方面, 印事务公关父书、传播性公吴文书和礼仪应酬性太关文书。 事务性公关文书就是为了正常开展公关工作而编制的文书,如简 报,公关计划,公关调查报告等。 SUPERCOURSE CHINA

第一节 公共关系文书概述 一、公共关系文书的概念及其分类 要了解公共关系文书的概念，我们首先看一看什么叫文书？文书 是一个外延很宽泛的概念，它包括公务文书和私人文书两大类。 公务文书的简称就是公文，它是社会组织企事业单位在管理过程 中所形成的具有法定效力和规范体式的文书。 私人文书又叫个人文书，是个人活动及其与他人往来中所产生的 文书，如日记、书信、回忆录等。 公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关目标和开展公关活 动而制作的各种书面文字材料，它是文书在公共关系中的运用。一般 来说，公共关系文书写作内容较多，但概括起来，主要分为三个方面， 即事务性公关文书、传播性公关文书和礼仪应酬性公关文书。 事务性公关文书就是为了正常开展公关工作而编制的文书，如简 报，公关计划，公关调查报告等

XZA公共关系学教程 传播性公关文书就是为了宣传组织良好形象,为组织的正常运作和发展创造 有利的内外部环境而制作的文书,如广告,新闻,演讲等。 礼仪应酬性公关文书就是在日常工作中组织与组织,组织与个人之间为 达到一定的公关目的而编制的文书,如请柬,祝词,答谢词等。 公共关系文书的写作特点 1.明确的实用性 公关文书与一般文书相同,其写作具有明确的实用性。它是为了达到一 定的公关目的,在公众中树立良好的组织形象而写作的,实用性很强。如写 公关厂告,就是为了宣传组织形象,让公众了解,认知组织,提高组织的知 名度,为组织的发展提供良好的舆论环境。因此在书写公关文书时 定要 从实际出发,本着一定的目标而写作。 2.内容的真实性 由于公关文书服务于一定的公关目的,所以其中涉及到的事情,人物, 情节,数 定要真实、准确,不能有假设虚构,否则就会影响组织声誉, 给组织的发展带来不良的后果。 SUPERCOURSE CHINA

传播性公关文书就是为了宣传组织良好形象，为组织的正常运作和发展创造 有利的内外部环境而制作的文书，如广告，新闻，演讲等。 礼仪应酬性公关文书就是在日常工作中组织与组织，组织与个人之间为 达到一定的公关目的而编制的文书，如请柬，祝词，答谢词等。 二、公共关系文书的写作特点 1．明确的实用性 公关文书与一般文书相同，其写作具有明确的实用性。它是为了达到一 定的公关目的，在公众中树立良好的组织形象而写作的，实用性很强。如写 公关广告，就是为了宣传组织形象，让公众了解，认知组织，提高组织的知 名度，为组织的发展提供良好的舆论环境。因此在书写公关文书时，一定要 从实际出发，本着一定的目标而写作。 2．内容的真实性 由于公关文书服务于一定的公关目的，所以其中涉及到的事情，人物， 情节，数字，一定要真实、准确，不能有假设虚构，否则就会影响组织声誉， 给组织的发展带来不良的后果

XZA公共关系学教程 3.较强的时效性 公关文书一般讲究时效,要求文书的写作在一定时间内完成,不允许拖 拖拉拉,否则就会耽误工作的正常开展。如简报,新闻在这方面就有很高的 时间要求,超过时间就毫无意义可谈。 4.格式的规范性 公关文书与一般文书一样在写作上有一定的较固定的格式,即比较固定 的结构屋次,习惯用语,称谓,签署等,这样便于书写,阅读。如请柬,信 等 5.作者与读者的特定性 公关文书的作者一般为集体或集体代表,在写作时一定要遵循组织的意 图、目标,初稿写成后,还要经过集体讨论,大家提意见,然后修改,最后 由负责人审阅通过。写作要求表现出一定的程序化,公关调查报告和公关计 的阅读对象为社会公众,简报的阅读对象是组织领导和内部员Z。,如广共 划就是这方面突出的代表。其次,公关文书的阅读对象也是特定的 SUPERCOURSE CHINA

3．较强的时效性 公关文书一般讲究时效，要求文书的写作在一定时间内完成，不允许拖 拖拉拉，否则就会耽误工作的正常开展。如简报，新闻在这方面就有很高的 时间要求，超过时间就毫无意义可谈。 4．格式的规范性 公关文书与一般文书一样在写作上有一定的较固定的格式，即比较固定 的结构层次，习惯用语，称谓，签署等，这样便于书写，阅读。如请柬，信 函，广告等等。 5．作者与读者的特定性 公关文书的作者一般为集体或集体代表，在写作时一定要遵循组织的意 图、目标，初稿写成后，还要经过集体讨论，大家提意见，然后修改，最后 由负责人审阅通过。写作要求表现出一定的程序化，公关调查报告和公关计 划就是这方面突出的代表。其次，公关文书的阅读对象也是特定的，如广告 的阅读对象为社会公众，简报的阅读对象是组织领导和内部员工

XZA公共关系学教程 、公共关系文书的语言要求 用词准确 公关文书的真实性要求文书写作要力求用词准确,以达到预期的效果 如在介绍产品的广告中,其性能,规 点,专家评价,检测等一定要用 准确而严密的语言表述出来,否则就宥虚假不实之嫌。 2.文字简洁 公关文书要求文字简短,简洁明了,如简报的自述要求千字以内,最多 不超过2000字;广告,新闻更明确要求文字精练,篇幅简短有力。此外,为 了使语言简洁,在信函中还经常使用“此复”,“函告”等习惯用语。 3.语言质朴 公关文书是应用文书,因此要求写作内容实事求是,语言平实质朴,做 到易看、易读、易懂,但是语言平实质朴也不等于枯燥无味,有些文体,如 请柬的语言就要求富有感情色彩,情真意切,大方有礼;公关广告则要求运 用适当的修辞手法使语言具有感染力,以达到引人注目的效果。所以在运用 话言时一定要灵活多雯,不拘一裕。 SUPERCOURSE CHINA

三、公共关系文书的语言要求 1．用词准确 公关文书的真实性要求文书写作要力求用词准确，以达到预期的效果。 如在介绍产品的广告中，其性能，规格，特点，专家评价，检测等一定要用 准确而严密的语言表述出来，否则就有虚假不实之嫌。 2．文字简洁 公关文书要求文字简短，简洁明了，如简报的自述要求千字以内，最多 不超过2000字；广告，新闻更明确要求文字精练，篇幅简短有力。此外，为 了使语言简洁，在信函中还经常使用“此复”，“函告”等习惯用语。 3．语言质朴 公关文书是应用文书，因此要求写作内容实事求是，语言平实质朴，做 到易看、易读、易懂，但是语言平实质朴也不等于枯燥无味，有些文体，如 请柬的语言就要求富有感情色彩，情真意切，大方有礼；公关广告则要求运 用适当的修辞手法使语言具有感染力，以达到引人注目的效果。所以在运用 语言时一定要灵活多变，不拘一格

XZA公共关系学教程 4.表现得体 公关文书有一定的阅读对象,因此语言要注意得体。如请柬对语 言的要求方面要作到文雅,庄重,有礼,还要表现出邀请者的诚意; 演讲稿要根据听众和场合的不同,在称谓上有所变化,如曲啸在给一 个农场犯人作演讲时,所用的称谓就是经过再三斟酌而定的,它一开 始用“犯人们”,觉得不合适,后改为“同志们”,还感觉不当,最 后他再三思考,选用了“触犯了法律的年轻朋友们”,这样既符合实 际,又很亲切。使当时在场的犯人感动地留下了眼泪。总之,公关文 书的语言一定要得体,这样才能发挥其实际作用。 SUPERCOURSE CHINA

4．表现得体 公关文书有一定的阅读对象，因此语言要注意得体。如请柬对语 言的要求方面要作到文雅，庄重，有礼，还要表现出邀请者的诚意； 演讲稿要根据听众和场合的不同，在称谓上有所变化，如曲啸在给一 个农场犯人作演讲时，所用的称谓就是经过再三斟酌而定的，它一开 始用“犯人们”，觉得不合适，后改为“同志们”，还感觉不当，最 后他再三思考，选用了“触犯了法律的年轻朋友们”，这样既符合实 际，又很亲切。使当时在场的犯人感动地留下了眼泪。总之，公关文 书的语言一定要得体，这样才能发挥其实际作用

XZA公共关系学教程 第二节几种常见的公关文书 请柬 信函 简报 四、广告 五、新闻 六、演讲稿 七、公关工作计划 八、公关调查报告 SUPERCOURSE CHINA

第二节 几种常见的公关文书 一、请柬 二、信函 三、简报 四、广告 五、新闻 六、演讲稿 七、公关工作计划 八、公关调查报告

XZA公共关系学教程 请柬又叫柬贴或请贴,是人们在社会活动和相互交往中,如开业,奠 基庆祝等礼仪性活动前,以书面形式通知,邀请参加者的文体。 公关请柬就是社会组织与公众交往中,为了达到某种公关目的用来告 笑,促迸双方的理解与合作帮助本组织打大声誉和进一步发展。 1.请柬的写作方法和格式 请柬的最大特点就是言简意赅却要表达出较浓的感情色彩和诚意, 它的书写格式有以下几部分组成 (1)标题 用较大的字体书写“请柬”二字,可写在第一行正中,也可放在 首页的正中当作封面。 (2)正文 顶格上写明邀请的机构全称或个人的姓名,如果邀请的是个人的 话,那么除了要写上他的姓名外,还要写上其头衔或职务;第二行空 两格写臣文,震明塞由,时间和地点:并换行顶格写上“敬请参加 SUPERCOURSE CHINA

请柬又叫柬贴或请贴,是人们在社会活动和相互交往中,如开业,奠 基,庆祝等礼仪性活动前,以书面形式通知,邀请参加者的文体。 公关请柬就是社会组织与公众交往中,为了达到某种公关目的,用来告 知特定公众的书面语体。其主要作用是密切和协调主客体之间的友谊 关系,促进双方的理解与合作,帮助本组织扩大声誉和进一步发展。 1．请柬的写作方法和格式 请柬的最大特点就是言简意赅却要表达出较浓的感情色彩和诚意， 它的书写格式有以下几部分组成： （1）标题 用较大的字体书写“请柬”二字，可写在第一行正中，也可放在 首页的正中当作封面。 （2）正文 顶格上写明邀请的机构全称或个人的姓名，如果邀请的是个人的 话，那么除了要写上他的姓名外，还要写上其头衔或职务；第二行空 两格写正文，写明事由，时间和地点；并换行顶格写上“敬请参加”， “恭请届时光临”等词