成都大学：归档文件整理规则（PPT讲稿）

归档文件整理规则 成都大学档案馆

归档文件整理规则 成都大学档案馆

第一部分《归档文件整理规则》概述 第二部分纸质归档文件整理 第三部分电子文件管理

第一部分 《归档文件整理规则》概述 第二部分 纸质归档文件整理 第三部分 电子文件管理

第一部分《归档文件整理规则》概述 、《规则》发布和施行时间 《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)于 2015年10月25日发布,2016年6月1日实施 成都市各单位2016年1月1日以后形成的文件 材料按《归档文件整理规则》(DA/T22 2015)进行整理 二、《规则》适用范围 适用于各级机关、团体、企事业单位和其他 社会组织对应作为文书档案保存的归档文件 的整理。 其他门类档案可以参照执行。企业单位有其 他特殊规定的,从其规定

第一部分 《归档文件整理规则》概述 一、《规则》发布和施行时间 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）于 2015年10月25日发布，2016年6月1日实施 成都市各单位2016年1月1日以后形成的文件 材料按《归档文件整理规则》（DA/T22- 2015）进行整理 二、《规则》适用范围 适用于各级机关、团体、企事业单位和其他 社会组织对应作为文书档案保存的归档文件 的整理。 其他门类档案可以参照执行。企业单位有其 他特殊规定的，从其规定

三、《规则》修订的主要内容 (一)扩大适用范围 纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料; (二)优化整理流程 增加“件的组成(件的构成、排序)和纸 质文件修整、编页、排架 (三)调整件号编制。不再分室编、馆编件 号,同时调整归档章、档案盒填写项目

三、《规则》修订的主要内容 （一）扩大适用范围 纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料； （二）优化整理流程 增加“件”的组成 (件的构成、排序 )和纸 质文件修整、编页、排架 （三）调整件号编制。不再分室编、馆编件 号，同时调整归档章、档案盒填写项目

(四)增加档号编制。确定档号结构,明确 编制方法 (五)明确装订方式。根据不同保管期限, 可以采用不同装订方式 (六)增加编页要求。页码以编制为原则, 以不编为例外,与页数对照一致 (七)调整目录编制项目。增加了档号、密 级 (八)增加对电子文件的格式转换、元数据 收集、归档数据包组织、存储的要求

（四）增加档号编制。确定档号结构，明确 编制方法 （五）明确装订方式。根据不同保管期限， 可以采用不同装订方式 （六）增加编页要求。页码以编制为原则， 以不编为例外，与页数对照一致 （七）调整目录编制项目。增加了档号、密 级 （八）增加对电子文件的格式转换、元数据 收集、归档数据包组织、存储的要求

、术语和定义 归档文件—立档单位在其职能活动中形成 的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材 料,包括纸质和电子文件材料。 整理——将归档文件以件为单位进行组件、 分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还 包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文 件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包 组织、存储等),使之有序化的过程 件——一归档文件的整理单位。 档号—在归档文件整理过程中赋予其的 组字符代码,以体现归档文件类别和排列顺序

四、术语和定义 归档文件——立档单位在其职能活动中形成 的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材 料，包括纸质和电子文件材料。 整理——将归档文件以件为单位进行组件、 分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还 包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文 件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包 组织、存储等），使之有序化的过程 件——归档文件的整理单位。 档号——在归档文件整理过程中赋予其的一 组字符代码，以体现归档文件类别和排列顺序

第二部分纸质归档文件整理要求 、整理原则 归档文件整理应遵循文件的形成规律,保 持文件之间的有机联系。 归档文件整理应区分不同价值,便于保管 和利用。 归档文件整理应符合文档一体化管理要求, 便于计算机管理或计算机辅助管理。 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件 整理协调统

第二部分 纸质归档文件整理要求 一、整理原则 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保 持文件之间的有机联系。 归档文件整理应区分不同价值，便于保管 和利用。 归档文件整理应符合文档一体化管理要求， 便于计算机管理或计算机辅助管理。 归档文件整理应保证纸质文件和电子文件 整理协调统一

二、整理流程 纸质文件材料整理流程 组件一修整一装订一分类一排列一 编页→编号口编目一→装盒一排架

二、整理流程 纸质文件材料整理流程 组件 修整 装订 分类 排列 编页 编号 编目 装盒 排架

(一)组件(件的组织)(5,1) 1件的构成 1.1文件正文与附件 附件是指属于正文之后的其它文件材料,作 为正文的补充说明或参考材料,如附带的图表、 统计数字等。正文与附件为一件。 12文件正本与不同稿本 文件正本与定稿为一件(一般情况),但定 稿过厚不易装订的,也可单独作为一件(特殊 情况);重要文件(如法律法规)须保留历次 修改稿,其正本与历次稿(包括定稿)为一件

（一）组件（件的组织）（5.1） 1.件的构成 1.1文件正文与附件 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作 为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、 统计数字等。正文与附件为一件。 1.2文件正本与不同稿本 文件正本与定稿为一件（一般情况），但定 稿过厚不易装订的，也可单独作为一件（特殊 情况）；重要文件（如法律法规）须保留历次 修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）为一件

13转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分,前者 往往包括贯彻意见及执行要求,后者则是具体内容 它们在发挥文件效力方面难以分割,因此应作为 件。 14原件与复制件 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文 件(如复写纸文件),应复制后归档。复制件包括 复印机制作的复印件、计算机重新打印 件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作 为一件

1.3转发文与被转发文 转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者 往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容， 它们在发挥文件效力方面难以分割，因此应作为一 件。 1.4原件与复制件 对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文 件（如复写纸文件），应复制后归档。复制件包括 复印机制作的复印件、计算机重新打印 件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作 为一件