乌鲁木齐职业大学人文学院：《秘书理论与实务》课程教学资源（PPT课件讲稿）第3讲 秘书机构（秘书部门）

本讲重点 第三讲秘书部门 秘书部门的功能 ●二、秘书部门的职能。 功能 个组织机构所具有的 能力和作用的总和。取决于其 结构和内在素质。 职能——一根据工作需要赋予某 机构的职责权限

第 三 讲 秘 书 部 门 本 讲 重 点 一、秘书部门的功能； 二、秘书部门的职能。 功能——一个组织机构所具有的 能力和作用的总和。取决于其 结构和内在素质。 职能——根据工作需要赋予某一 机构的职责权限

3-1-1狭义的秘书部门 3-1 亦即典型的秘书部门。 秘书部门的 指各级党政领导机关及企事 业领导机构本部所设的办 厅(室)、秘书处、科、股 高级领导机关;中级领 设导机关县级领导机关;基 置层

3-1 秘 书 部 门 的 设 置 3-1-1 狭义的秘书部门 亦即典型的秘书部门。 指各级党政领导机关及企事 业领导机构本部所设的办公 厅（室）、秘书处、科、股 等。 高级领导机关；中级领 导机关；县级领导机关；基 层

范围——名称虽不叫办公厅 312(室)或秘书处科,在组织系 统上也不一定直接隶属办公厅 (室)管辖,但从事秘书性质 工作的部门 义的秘书部门 鲁常见的此类部门列举 -研究室 机关事务局(行政处) 接待(交际)办(处) 细分工后的信访局、保密 局、档案局等

3-1-2 广 义 的 秘 书 部 门  范围——名称虽不叫办公厅 （室）或秘书处科，在组织系 统上也不一定直接隶属办公厅 （室）管辖，但从事秘书性质 工作的部门。  常见的此类部门列举 ——研究室 ——机关事务局（行政处） ——接待（交际）办（处） ——细分工后的信访局、保密 局、档案局等

3-2秘书部门的功能 3-2-1基本功能 (三层次)(上) 第一层次 服务 第二层次 第三层 辅助 近身 (助手) (左右手)

3-2 秘书部门的功能 3-2-1 基本功能 （三层次）（上） 第一层次 服务 第二层次 辅助 （助手） 第三层次 近身 （左右手）

3-2-1基本功能 (三层次)(下) 归纳 秘书部门的基本功能是:通过近 身、直接辅助领导,为领导服务。 青记住八个 近身直接辅助服务

3-2-1 基本功能 （三层次 ）（下） ▪ 归纳—— 秘书部门的基本功能是：通过近 身、直接辅助领导，为领导服务。 ▪ 请记住八个字—— 近 身 直 接 辅 助 服 务

3-2-2基本功能的具体体现 秘书部门的参谋、助手作用 事务助手作用——主要是“三办” 四四8四会 智谋助手作用—多方面的体现 比如: 又如: 又如: 再如: 协助领导做注重调研反馈信息联络各方 好工作布局多出主意当好耳目协调督促

3-2-2 基本功能的具体体现 ——秘书部门的参谋、助手作用 ◼ 事务助手作用——主要是“三办” ◼ 智谋助手作用——多方面的体现 办 事 办 文 办 会 比如： 协助领导做 好工作布局 又如： 注重调研 多出主意 又如： 反馈信息 当好耳目 再如： 联络各方 协调督促

3-2-3办公厅(室)当好 参谋助手的4项必备条件 A政治思想; B信息、调研网络 C机制与作风; D领导班子与队伍

3-2-3 办公厅（室）当好 参谋助手的4项必备条件 ◼ A.政治思想； ◼ B.信息、调研网络； ◼ C.机制与作风； ◼ D.领导班子与队伍

3-3 ●规范性·明确性·稳定性 ●3-3-1后勤保障职能(属 “掌管事务”,俗称“行政 秘书部门的基本职 A4tt4648 范围:财务管理、资产管理、基建 管理、医疗保健管理、环境管理 能(→)车辆管理、职工生活管理、机关福 利与文化生活管理、治安管理等等

3-3 秘 书 部 门 的 基 本 职 能（一）  规范性·明确性·稳定性  3-3-1 后勤保障职能（属 “掌管事务”，俗称“行政 总务”） 范围：财务管理、资产管理、基建 管理、医疗保健管理、环境管理、 车辆管理、职工生活管理、机关福 利与文化生活管理、治安管理等等

3-3·3-3-2办理文书的职能 “四大块” A.起草、撰写公文 秘书部门的基本职 (可多达百余种) B.文书处理 (收发文) C档案工作 (文书整理归档) D.信息工作 能(二)(其中的文字工作)

3-3 秘 书 部 门 的 基 本 职 能（二）  3-3-2 办理文书的职能 “四大块”—— A.起草、撰写公文 （可多达百余种） B.文书处理 （收发文） C.档案工作 (文书整理归档) D.信息工作 (其中的文字工作)

3-3 ●3-3-3信息管理的职能 1985年中央召开的新时期首届 全国秘书长座谈会”第一次 秘书部门的基本职 明确了办公厅室、秘书部门的 信息管理职能。 会议强调,办公厅室要对 领导发挥“提供信息作用”; “信息的收集要充分,传递要 迅速,处理要准确,反馈要及 时”;“在现代社会中,信息 能(三)是效率、是质量、是生命

3-3 秘 书 部 门 的 基 本 职 能（三）  3-3-3 信息管理的职能 1985年中央召开的新时期首届 “全国秘书长座谈会”第一次 明确了办公厅室、秘书部门的 信息管理职能。 会议强调，办公厅室要对 领导发挥“提供信息作用”； “信息的收集要充分，传递要 迅速，处理要准确，反馈要及 时”；“在现代社会中，信息 是效率、是质量、是生命