广东外语外贸大学：《商务沟通——国际商务交流》课程教学资源（PPT课件）第七讲 高效会议管理

chpter7 高效会议沟通 组织和参加会议(会议准备内容,会议组 织); 、会议主席; 三、会议一般参与者; 四、会议秘书; 视听会议

chpter7 一、组织和参加会议（会议准备内容，会议组 织）； 二、会议主席； 三、会议一般参与者； 四、会议秘书； 五、视听会议

组织和参加会议 会议的概念和内容 1会议是一种群体活动 2会议是交往需要的一种。 3会议是一种权力的角逐。 4.会议是解决问题的途径。 5会议是一种易于接受的约束 6会议是一种耗费精力的活动

会议的概念和内容 1.会议是一种群体活动。 2.会议是交往需要的一种。 3.会议是一种权力的角逐。 4.会议是解决问题的途径。 5.会议是一种易于接受的约束。 6.会议是一种耗费精力的活动

Presentation outline Discussing problems and troubles occurred in conducting meetings Defining“ successful meeting” > Preparing a meeting > Organizing a meeting

Presentation Outline ➢Discussing problems and troubles occurred in conducting meetings ➢Defining “successful meeting” ➢Preparing a meeting ➢Organizing a meeting

Case study As the manager, how to prepare the following meeting 您是某公司的总经理,所经营的公司 2004年销售额20亿人民币,您希望2005年 公司的销售额达到50亿人民币。在即将迈入 2005年之际,您认为有必要就此事召开一次 会议

Case Study As the manager, how to prepare the following meeting ? 您是某公司的总经理, 所经营的公司 2004年销售额20亿人民币，您希望2005年 公司的销售额达到50亿人民币。在即将迈入 2005年之际，您认为有必要就此事召开一次 会议

Discussion Are there any troubles and problems in conducting meetings?

Discussion Are there any troubles and problems in conducting meetings?

What is Successful Meeting Realize the objective efficiently Keep the meeting develop harmoniousl Reach a feasible resolution >Distribute the work reasonably

What is Successful Meeting ➢Realize the objective efficiently ➢Keep the meeting develop harmoniously ➢Reach a feasible resolution ➢Distribute the work reasonably

Characteristics of successful Meetings Clear purpose >Perfect preparation Related agenda developed around the topic >Concise and precise summary >Feasible resolution Reasonable distribution of the work

Characteristics of Successful Meetings ➢Clear purpose ➢Perfect preparation ➢Related agenda developed around the topic ➢Concise and precise summary ➢Feasible resolution ➢Reasonable distribution of the work

高效会议的八大特征 高效会议的八大特征: 只在必要时才召集 好好筹划过 拟订和分发了议程表 遵守时间 一切按部就斑 请了最有经验的和有才能的人出席 >作出了评论和归纳 记录所有决定,建议和负责人

List of preparing Meetings Self arrangement or out-sourcing >Notice > Agenda Reception and Registry >Accommodation > Transportation >Meeting venue arrangement >Entertainment

List of Preparing Meetings ------Self arrangement or out-sourcing ➢Notice ➢Agenda ➢Reception and Registry ➢Accommodation ➢Transportation ➢Meeting venue arrangement ➢Entertainment

级织和参加会蚁():会蚁划 会议准备内容 目的、与会者、计划制定、会议进程(议程) 会议目的: 信息共享 动员激励;分配任务 信息传播 产生创意;问题解决和决策制定

会议准备内容： 目的、与会者、计划制定、会议进程（议程） 会议目的： ——信息共享 ——动员激励;分配任务 ——信息传播 ——产生创意;问题解决和决策制定