宣城市工业学校：《秘书基础》课程教学资源（电子教案）第九章 会议工作 第三节 会中工作

第三节会中工作 教学目标： 知识目标：了解会议中秘书人员的组织和服务工作。 能力目标：掌握常用的工作方法与要领，培养一定的管理能力和应变能力。 德育目标：培养学生有始有终的作风和"三服务"的信念。 教学重点：会议中的秘书工作。 教学方法：案例法、启发分析 课时安排：2课时 教学过程： 【导入新课】 经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？会议中 秘书人员还有哪些工作要做？会议后还有哪些收尾工作？其实会议中和会议后 还有很多工作要做。 【讲授新课】 一、会中工作 1.会场的科学管理包括以下环节： (1)会前检查会场如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发 现问题及时解决。 (2)签到：参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准 确地统计到会人数，更好地安排会议工作。 签到方法主要有以下几种： A.小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。 B.大中型会议一般采用证卡签到

第三节 会中工作 教学目标： 知识目标：了解会议中秘书人员的组织和服务工作。 能力目标：掌握常用的工作方法与要领，培养一定的管理能力和应变能力。 德育目标：培养学生有始有终的作风和"三服务"的信念。 教学重点：会议中的秘书工作。 教学方法：案例法、启发分析 课时安排：2 课时 教学过程： 【导入新课】 经过充分的准备，会议召开了，是不是秘书的工作就大功告成了？会议中 秘书人员还有哪些工作要做？会议后还有哪些收尾工作？其实会议中和会议后 还有很多工作要做。 【讲授新课】 一、会中工作 1．会场的科学管理包括以下环节： （ 1）会前检查会场 如：桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发 现问题及时解决。 （ 2）签到 ：参加会议人员在进入会场时一定要签到。会议签到是为了准 确地统计到会人数，更好地安排会议工作。 签到方法主要有以下几种： A．小型会议由会议秘书人员、会议工作人员代为签到。 B．大中型会议一般采用证卡签到

C.富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。 D.座次签到方法。 E.电子计算机签到。 (3)引导就座。 [小窍门]与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也 可以划分会区。大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导 座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷"座次表"，还可以设座位标 志，摆放名签。 (4)分发文件 一般在签到时发放会议文件。 (5)维持会场秩序 禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。 案例一：会议要保密 某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的 职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时 要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。 点评分析：市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技 术的保密也显得十分重要。一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不 可小视。 (6)内外联系，传递信息 开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全保密。 (7)处理临时交办事项 会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决

C．富有纪念意义的会议可采取簿式签到的方法。 D．座次签到方法。 E．电子计算机签到。 （ 3）引导就座。 [小窍门]与会者的座位一定要事先安排好，可以以部门为单位集中就坐，也 可以划分会区。大多数会议的人员并不熟悉会场，因此，会议工作人员要引导 座位。为减轻会议工作人员的负担，可以采用印刷"座次表"，还可以设座位标 志，摆放名签。 （ 4）分发文件 一般在签到时发放会议文件。 （ 5）维持会场秩序 禁止无关人员入会，保证会议安全、机密、无干扰。 案例一 ：会议要保密 某高科技公司对新研制的产品开会鉴定。会议期间，发现竞争对手某公司的 职员悄悄进了会场。公司秘书立即向经理汇报了情况，建议停会休息，并及时 要求该人员离场。因处理及时，保证了公司利益未受损失。 点评分析：市场经济下，谁掌握了高技术，谁就可能赢得竞争。而对公司技 术的保密也显得十分重要。一些对手的渗透可谓不择手段。会议的保密工作不 可小视。 （ 6）内外联系，传递信息 开会时一般不接寻找与会者的电话，接传紧急电话时要注意安全保密。 （ 7）处理临时交办事项 会议时出现一些临时变动，应根据领导的指示，妥善解决

(8)做好会议记录 会议记录的形式可以多样：速记、录音、录象。 (9)收集会议资料 一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。 (10)编写会议简报 会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。 (11)其他服务工作 会场的茶水供应，摄影留念安排等。 2.会议场外的科学管理 (1)经费 会前做好经费预算，合理安排使用。 (2)食宿 根据与会人数预定房间、安排食宿。 (3)交通 保证会议用车、停车，合理分配车次。 (4)活动 会议期间的参观、休闲、接见、宴请等活动，要安排细致，时间、地点、场 所、人员都要细致落实。 (5)保健保安 会议期间要做好会场、住宿的安全保卫工作，确保无重大事故发生

（ 8）做好会议记录 会议记录的形式可以多样：速记、录音、录象。 （ 9）收集会议资料 一些会议要求收集要讨论的信息，及时反馈给会议的主持者。 （10）编写会议简报 会议简报是会议交流性和指导性文件，要及时编写分发。 （11）其他服务工作 会场的茶水供应，摄影留念安排等。 2．会议场外的科学管理 （ 1）经费 会前做好经费预算，合理安排使用。 （ 2）食宿 根据与会人数预定房间、安排食宿。 （ 3）交通 保证会议用车、停车，合理分配车次。 （ 4）活动 会议期间的参观、休闲、接见、宴请等活动，要安排细致，时间、地点、场 所、人员都要细致落实。 （ 5）保健保安 会议期间要做好会场、住宿的安全保卫工作，确保无重大事故发生