湖南理工学院：《办公自动化实用技术》第1章 办公自动化的基础知识（刘怀金）

第1章 办公自动化的基础知识

第 1 章 办公自动化的基础知识

本章内容介绍】 本章首先指出了办公自动化的基本概念、发 展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展 过程和整体现状;然后介绍了办公信息系统的含 义、构成、功能以及安全和保密对策;最后举例 说明了办公信息系统的类型

【本章内容介绍】 本章首先指出了办公自动化的基本概念、发 展状况、未来发展趋势、我国办公自动化的发展 过程和整体现状；然后介绍了办公信息系统的含 义、构成、功能以及安全和保密对策；最后举例 说明了办公信息系统的类型

本章要点】 办公自动化的含义 2.办公自动化的层次 3.办公自动化的模式 4.办公自动化的发展过程 5.办公自动化的发展趋势 6.我国办公自动化发展概况 7.办公信息系统的组成与功能 8.办公信息系统的安全与保密 9.办公信息系统的类型和应用实例A

【本章要点】 1. 办公自动化的含义 2. 办公自动化的层次 3. 办公自动化的模式 4. 办公自动化的发展过程 5. 办公自动化的发展趋势 6. 我国办公自动化发展概况 7. 办公信息系统的组成与功能 8. 办公信息系统的安全与保密 9. 办公信息系统的类型和应用实例

【本章重点难点】 重点 办公自动化的基本概念 国内外办公自动化的发展情况 办公信息系统的组成与功能 办公信息系统的安全与保密 难点 办公自动化的发展趋势 办公信息系统的安全与保密措施

【本章重点难点】 • 重点 – 办公自动化的基本概念 – 国内外办公自动化的发展情况 – 办公信息系统的组成与功能 – 办公信息系统的安全与保密 • 难点 – 办公自动化的发展趋势 – 办公信息系统的安全与保密措施

1.1办公自动化的基本概念 1.1概念 办公自动化(0 ffice Automat on,简称0A) 是指办公人员利用先进的科学技术,不断使人的办 公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些 设备与办公室人员构成服务于某种目标的人—机 信息处理系统,以达到提高工作质量、工作效率的 目的

1.1 办公自动化的基本概念 1.1.1 概念 办公自动化（Office Automation, 简称OA） 是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办 公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些 设备与办公室人员构成服务于某种目标的人——机 信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的 目的

1.1.2层次 办公自动化分为三个层次 最基本的应用,包括文字处理、个人日程安排、 事务处理型→行文办理、函件处理、文档资料管理编辑排版 电子报表、人管瓓助濆策理,以及其它事务 处理。 利用各业务管理环节提供的基础数据,提炼 管理控制型 出有用的管理信意理把握务进程,降低经 营风险,提高经营效率。 以事务处理型和管理制型办公系统的大量 辅助决策型→数据为荡次向毁自有的处羔楼为 厂盘点库存、销量、客户投诉等辅助句顶决定产品改型以 求更好利润

1.1.2 层次 办公自动化分为三个层次: –事务处理型 –管理控制型 –辅助决策型 最基本的应用，包括文字处理、个人日程安排、 行文办理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、 电子报表、人事管理、工资管理，以及其它事务 处理。 利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼 出有用的管理信息，把握业务进程，降低经 营风险，提高经营效率。 以事务处理型和管理控制型办公系统的大量 数据为基础，同时又以其自有的决策模型为 支持。该层次的OA主要是决策支持系统(如工 厂盘点库存、销量、客户投诉等辅助句顶决定产品改型以 求更好利润)。 事务处理型 管理控制型 辅助决策型

1.1.3模式 办公自动化目前存在两种模式 支持个人办公的计算机应用技术,这 个人办公自动化→子报表处理以及图像图像处理技术等 内容。它一般通过使用通用的桌面办 排赛街乐公 单G特 群体办公自动化→轴排是的省意委就余楚 周花旮动办公的技术和系统。它有两 个特征,网络化和智能化(如医院的医务 管理,各银行之间的电子汇兑)

1.1.3 模式 办公自动化目前存在两种模式: –个人办公自动化 –群体办公自动化 支持个人办公的计算机应用技术，这 些技术包括文字处理、数据处理、电 子报表处理以及图像图像处理技术等 内容。它一般通过使用通用的桌面办 公软件如Microsoft Office、WPS Office等实现，在单人单机使用时非 常有效。 群体间动态办公:跨单位、跨专业和超 地理界限的信息交流和业务交汇的协 同化自动办公的技术和系统。它有两 个特征，网络化和智能化（如医院的医务 管理，各银行之间的电子汇兑）

1.1.4办公自动化的意义c (1)实现办公活动的高效率、高质量 (2)实现办公信息处理的大容量、高速度 (3)实现办公活动的智能化

1.1.4 办公自动化的意义（P3） (1)实现办公活动的高效率、高质量 (2)实现办公信息处理的大容量、高速度 (3)实现办公活动的智能化 3

12办公自动化的发展现状与未来趋势 1.2.1发展过程 世界范围,办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络 大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 975年以前为办公自动化的第一阶段,设备以单机为中心。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段,设备使用在单机应用 的基础上,以单位为中心向单位内联机发展,建立起电脑局部网络 系统(简称局部网络)。 20世纪80年代后期到9年代中期为第三阶段,设备使用由电脑局部 网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 20世纪90年代中期至今为第四阶段,是“全面实现办公自动化”的 阶段

1.2 办公自动化的发展现状与未来趋势 1.2.1 发展过程 世界范围，办公自动化技术设备的使用经历了单机、局部网络、 大规模计算机网络、世界性计算机网络四个阶段。 1975年以前为办公自动化的第一阶段，设备以单机为中心。 20世纪70年代后期到80年代初期为第二阶段，设备使用在单机应用 的基础上，以单位为中心向单位内联机发展，建立起电脑局部网络 系统（简称局部网络）。 20世纪80年代后期到90年代中期为第三阶段，设备使用由电脑局部 网络向跨单位、跨地区联机系统发展的阶段。 20世纪90年代中期至今为第四阶段，是“全面实现办公自动化”的 阶段

1.2.2我国办公自动化发展现状 (1)起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用MS0 ffice系 列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 (2)已经建立了自己的 Intranet网络,但没有好的应用系统支持协 同工作,仍然是个人办公。网络处在闲置状态,单位的投资没有 产生应有的效益 (3)已经建立了自己的 Intranet网络,单位内部员工通过电子邮件 交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。 (4)已经建立了自己的 Intranet网络;使用经二次开发的通用办公 自动化系统;能较好地支持信息共享和协同工作,与外界联系的 信息渠道畅通;通过 Internet发布、宣传单位的有关情况; Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开 发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学 的管理和决策,增强单位的竞争能力,使企业不断发展壮大

1.2.2 我国办公自动化发展现状 （1）起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用MS Office系 列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。 （2）已经建立了自己的Intranet网络，但没有好的应用系统支持协 同工作，仍然是个人办公。网络处在闲置状态，单位的投资没有 产生应有的效益。 （3）已经建立了自己的Intranet网络，单位内部员工通过电子邮件 交流信息，实现了有限的协同工作，但产生的效益不明显。 （4）已经建立了自己的Intranet网络；使用经二次开发的通用办公 自动化系统；能较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的 信息渠道畅通；通过Internet发布、宣传单位的有关情况； Intranet网已经对单位的管理产生了明显的效益。现在正着手开 发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学 的管理和决策，增强单位的竞争能力，使企业不断发展壮大