《办公自动化》课程教学资源（PPT课件讲稿）第4章 办公中的数据处理

第4章 办公中的数据处理

第 4 章 办公中的数据处理

本章内容介绍 √在机关、公司办公中,经常有大量的数据需要 处理。如人事工资表中工资的计算、汇总、分析, →公司销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以 及考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析 统计等。对于这些数据的处理,传统方法是用人 工方式来管理,当要调阅、分析、归纳数据时, 这种方法费时耗力,并且容易出错。 本章采用实例形式,以Exce为例介绍数据处理 的操作,使用的版本均为 Excel2000

✓在机关、公司办公中，经常有大量的数据需要 处理。如人事工资表中工资的计算、汇总、分析， 公司销售表中销售额的统计、汇总、合并计算以 及考勤表中职工请假、旷工、出勤等情况的分析 统计等。对于这些数据的处理，传统方法是用人 工方式来管理，当要调阅、分析、归纳数据时， 这种方法费时耗力，并且容易出错。 本章采用实例形式，以Excel为例介绍数据处理 的操作，使用的版本均为Excel 2000。 【本章内容介绍】

【本章主要知识点】 Exce1中数据库表格的创建 数据库表格的特殊格式设置 数据库中数据的有效性设置 数据库中数据的输入技巧 数据库中公式和函数的使用 数据库中数据的排序与筛选 数据库中的数据分类汇总 数据库中数据的透视分析 数据库表格的显示与打印

【本章主要知识点】 Excel中数据库表格的创建 数据库表格的特殊格式设置 数据库中数据的有效性设置 数据库中数据的输入技巧 数据库中公式和函数的使用 数据库中数据的排序与筛选 数据库中的数据分类汇总 数据库中数据的透视分析 数据库表格的显示与打印

本章目录 4.1用EXce数据库进行学生成绩处理 42用 EXCEL数据库进行产品销售汇总分 析

4.1 用Excel数据库进行学生成绩处理 4.2 用EXCEL数据库进行产品销售汇总分 析 本章目录

41用EXce数据库进行学生成绩处理 本节以学生成绩处理为例,介绍Exce中数据库 的基本概念、遵循规则、创建过程、格式设置、 公式计算以及数据排序、筛选等常用操作。任务 →要求与制作效果如下: 开学伊始,某班班主任接到学校教务处送来的 上学期期末考试各科成绩单。现在他需要对这些 数据进行处理,以便得出学生成绩名次表、获奖 学金同学名单、补考学生名单以及优秀学生人选 等

4.1 用Excel数据库进行学生成绩处理 本节以学生成绩处理为例，介绍Excel中数据库 的基本概念、遵循规则、创建过程、格式设置、 公式计算以及数据排序、筛选等常用操作。任务 要求与制作效果如下: 开学伊始，某班班主任接到学校教务处送来的 上学期期末考试各科成绩单。现在他需要对这些 数据进行处理，以便得出学生成绩名次表、获奖 学金同学名单、补考学生名单以及优秀学生人选 等

另外,本实例制作时需要注意以下几项: 1.为了便于在屏幕上査看,需要将数据库表格 中单元格文字、数字的格式(字体格式、数字 格式、颜色、边框、阴影间隔)等进行适当处 理 2.为了保障数据准确,各类原始成绩数据输入 前最好进行有效性检査。 3.各类需要计算的数据结果,最好使用公式和 函数进行计算。 4.对于公式和函数中中单元格引用方式,要进 行合理的选择、正确确定

另外，本实例制作时需要注意以下几项： 1．为了便于在屏幕上查看，需要将数据库表格 中单元格文字、数字的格式（字体格式、数字 格式、颜色、边框、阴影间隔）等进行适当处 理。 2．为了保障数据准确，各类原始成绩数据输入 前最好进行有效性检查。 3．各类需要计算的数据结果，最好使用公式和 函数进行计算。 4．对于公式和函数中中单元格引用方式，要进 行合理的选择、正确确定

2001级公关文秘班2003年上学期成绩综合评定表 3学号姓名性别名次总分写作英语逻辑计算机体育法学行分综合评定除合名次奖学金 马红丽[女 6248989g29572939420.092.017 12588798195807388g219.586.617 63付艳丽女26288693949173979419091200 13587 16565 文圆“mm5则如 283248 等等等等等等等 刘宝英女5613829092848196881066867 118郑会锋女7602[857969174908919.5671712二等 129申永琴「女86017296:9175908920068:83 310许宏伟[女「195790908986827702058850 ●[141张琪女6609_829089908090820089 7 [1512李彦宾男4749178704726570891957448350 1613洪峰 115908090888478838719.0683316二等 1714下永辉男50436567089700797216571.317 1815韩朝辉 24565583878570908618.080.90 1916刘俊 355388479728877556317.58028344 慧圆m歐町m引 3753175826787797170190603174 2320王军政 2256768908[96697582195657123三等 2421王伟星男|38528776717087689020.078.783 45 ,,结果 73765 775n5775n1 果筛选操作k 图4-1学习成绩综合评定结果

图4-1 学习成绩综合评定结果

411数据库工作表框架的建立 1.EXce中数据库表格的基本结构 Exce|中的数据库实际上就是工作表中的一个区域, 二是一个二维表,也可以看成是一组数据清单。 2.数据库工作表遵循的准则 3.学生成绩综合评定”数据库结构的建立 〓说明:根据数据库遵循的原则,数据库标题不能与字段标 题行直接相连,所以上边数据库标题输入到第1行,数据 库字段标题必须至少输入到第3行,而不能在第2行

4.1.1数据库工作表框架的建立 1． Excel中数据库表格的基本结构 Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个区域， 是一个二维表，也可以看成是一组数据清单。 2．数据库工作表遵循的准则 3.“学生成绩综合评定”数据库结构的建立 说明：根据数据库遵循的原则，数据库标题不能与字段标 题行直接相连，所以上边数据库标题输入到第1行，数据 库字段标题必须至少输入到第3行，而不能在第2行

412数据库表格的格式设置 本实例中的数据库表格特殊格式设置,主 要包括如下几项内容: 1.数据库标题格式设置 2.字段标题格式设置 3.条件格式化设置 4.底纹颜色间隔设置 →5.边框设置

4.1.2数据库表格的格式设置 本实例中的数据库表格特殊格式设置，主 要包括如下几项内容： 1．数据库标题格式设置 2．字段标题格式设置 3．条件格式化设置 4．底纹颜色间隔设置 5．边框设置

413数据库中的有效性设置 414数据库表格中的数据输入 415数据库中的数据计算 ·计算总分 排列名次 计算综合评定成绩 排列综合评定名次 ·确定奖学金等级 数据库中的数据统计

4.1.3数据库中的有效性设置 4.1.4数据库表格中的数据输入 4.1.5数据库中的数据计算 • 计算总分 • 排列名次 • 计算综合评定成绩 排列综合评定名次 • 确定奖学金等级 数据库中的数据统计